○独立行政法人日本スポーツ振興センターにおける文書管理等に関する細則
(平成23年3月31日平成22年細則第23号)
改正
平成23年11月30日平成23年度細則第3号
平成24年3月30日平成23年度細則第10号
平成24年9月28日平成24年度細則第5号
平成25年1月31日平成24年度細則第28号
平成25年3月29日平成24年度細則第29号
平成25年8月28日平成25年度細則第4号
平成25年10月1日平成25年度細則第7号
平成26年3月28日平成25年度細則第21号
平成26年7月1日平成26年度細則第2号
平成27年3月31日平成26年度細則第14号
平成27年9月30日平成27年度細則第7号
平成27年10月20日平成27年度細則第9号
平成27年10月30日平成27年度細則第14号
平成28年3月31日平成27年度細則第26号
平成28年10月31日平成28年度細則第7号
平成29年3月31日平成28年度細則第15号
平成29年12月13日平成29年度細則第8号
平成30年2月1日平成29年度細則第19号
平成30年3月30日平成29年度細則第27号
平成30年9月11日平成30年度細則第6号
平成31年3月29日平成30年度細則第14号
平成31年4月25日平成31年度細則第1号
令和元年9月25日令和元年度細則第6号
令和2年3月31日令和元年度細則第20号
令和2年9月9日令和2年度細則第5号
令和3年3月29日令和2年度細則第16号
令和3年8月31日令和3年度細則第11号
令和4年3月30日令和3年度細則第16号
令和5年3月24日令和4年度細則第21号
目次
第1章　総則(第1条・第2条)
第2章　文書の接受等(第3条－第5条)
第3章　作成(第6条－第9条)
第4章　決裁(第10条－第13条)
第5章　起案文書等の処理(第14条－第25条)
第6章　保存(第26条－第28条)
第7章　法人文書ファイル管理簿(第29条)
第8章　廃棄(第30条・第31条)
第9章　法人文書の閲覧(第32条・第33条)
第10章　雑則(第34条・第35条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この細則は、独立行政法人日本スポーツ振興センター文書決裁に関する規則(平成24年度規則第4号。以下「規則」という。)第15条及び独立行政法人日本スポーツ振興センター文書管理規程(平成22年度規程第35号。以下「規程」という。)第29条の規定に基づき、文書の管理に関する手続等に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この細則における用語の定義は、規則第2条及び規程第2条の定めによるほか、次に掲げるとおりとする。
(1)　回議　起案文書の内容を独立行政法人日本スポーツ振興センター(以下「センター」という。)の意思として確定するために、起案者からその事案に対して決裁権者まで直属系統の上司に所定の順序で回付し、決裁を受けるための承認を受ける手続をいう。
(2)　文書の施行　文書によるセンターの意思表示の効力を発生させるための手続をいう。
(3)　供閲　決裁を要しない事案であるが、その内容がセンターの組織及び業務にとって重要である文書を上司又は関係部署の閲覧に供することをいう。
(4)　接受　センター外部又は他の部等若しくは課等から、郵便、ファクシミリ、文書管理システムによる施行(以下「システム施行」という。)その他の方法により文書を取得し受け付けることをいう。
(5)　供閲文書　センターの職員が、センター内部での閲覧を目的として作成する文書をいう。
(6)　一般文書　センター内部で管理する文書のうち、起案文書及び供閲文書以外の文書をいう。
第2章　文書の接受等
(接受)
第3条　職員は、文書を接受したときは速やかに、接受番号、接受日、件名、発信者等の必要な事項を文書管理システムに登録し、文書管理者は、それらを記録した帳簿を備えるものとする。
2　センター外部又は他の部等若しくは課等から所掌外の文書を受け取ったときは、接受登録を行わず、当該文書を担当課室若しくは職員に配付し又は発信元に返付する。
3　第1項の接受番号は、課室ごとの接受の順序による1番から始まる一連番号とし、年度ごとに更新する。
4　センター外部から送達された文書に現金、有価証券、郵便切手、収入印紙等が添付されているときは、第1項の登録に際し、添付物の種類、金額等を登録する。
5　センター外部から送達された文書のうち、料金不足のため、その不足料金を支払う必要があるものは、文書管理者が適当と認めるものに限り、その不足料金を支払うことができる。
6　災害共済給付事業部において接受する文書のうち、災害共済給付契約関係、共済掛金関係、給付金関係等の同一件名に属するものは、それぞれの件名ごとに第1項の帳簿を備えることができる。
(供閲及び回覧)
第4条　接受した文書のうち、次に掲げるものについては、速やかに供閲しなければならない。
(1)　許認可申請等センターの発意による行為に対する官公庁等の処分の通知であって重要なもの
(2)　センターの組織及び業務に関係する官公庁等の告示、通達、通知等であって重要なもの
(3)　前2号に掲げるもののほか供閲を要すると認められる重要なもの
(手続の省略)
第5条　新聞、雑誌、書籍その他の刊行物及びセンター内部において送達される簡易な文書については、前2条に規定する手続を省略することができる。
第3章　作成
(文書の作成)
第6条　規程第11条の規定により、センターの意思決定並びに事務及び事業の実績については、文書を作成することを原則とする。ただし、意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合には、事後に文書を作成する。
2　文書は、管理の責任を明らかにして、的確かつ迅速に接受、回議等を行わなければならない。
3　文書は、紛失、誤廃棄、汚損等をしないように注意しなければならない。
4　文書の作成は、次に掲げるものを除き、左横書きとする。
(1)　法令等の規定により縦書きと定められているもの
(2)　賞状、表彰状、祝辞その他これらに類するものであって、縦書きが適当と認められるもの
5　文書の作成は、「文書作成チェックシート」(別表第1)に掲げる事項に注意して行わなければならない。
6　文書の作成に当たっては、的確かつ簡潔に記述するよう努めなければならない。
7　接受した外国語の文書に基づいて文書を作成し、又は外国に対して施行する文書を起案する場合には、必要に応じて、日本語の翻訳文又は要旨文を添付しなければならない。
8　文書の作成に当たって書面を用いる場合は、前各項に準ずるほか、次に掲げるところによるものとする。
(1)　ボールペン、パソコンによる印字等の退色し、又は消失しないものを用いなければならない。
(2)　文書をとじる場合は、原則として、用紙の左側をとじるものとし、こより、つづりひも等により容易に分離しないようにしなければならない。
(起案文書の作成)
第7条　決裁を要する事案については、原則として一つの事案ごとに起案を行うものとする。
2　起案者は、起案文書の審議、協議及び審査の機会が失われないよう、必要な余裕をもって起案しなければならない。
3　起案文書の作成は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、定型化した事務又は軽易な事案であって、次に掲げる文書については、帳簿、伝票その他の帳票、余白処理等略式処理又は文書管理システム以外のシステム(以下まとめて「略式処理」という。)を用いることができる。
(1)　外部に対して施行しないもの
(2)　定期報告等を行う場合であって、その様式が定められているもの
(3)　休暇申請等の人事事項のうち手続が別に定められているもの
4　前項の文書管理システムによる起案文書の作成に当たっては、事案の概要、起案理由、経緯等事案を説明するために必要な事項を登録し、必要に応じて、関係資料を添付文書として登録しなければならない。ただし、添付文書がその形状や内容から文書管理システムへの登録に適さない場合は、文書管理システムに添付文書の名称及び媒体種別等を記録した上、起案文書の一部であることを示す鑑を付して紙等で回付するものとする。
5　起案により文書を作成するときは、原則として理事長の職名及び氏名を発信名義人として表示する。
6　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書であって、主任文書管理者が適当と認めるときは、理事、監事、ハイパフォーマンススポーツセンター長、国立スポーツ科学センター所長(以下「科学センター所長」という。)、ナショナルトレーニングセンター施設長又は部等の長(災害共済給付事業部においては業務管理役及び支所長を含む。)の職名及び氏名を用いることができる。
この場合において、特に軽易な事案については、課長(グループ長及び主幹(部付主幹を除く。)を含む。以下同じ。)の職名及び氏名を用いることができる。
(1)　照会文書に対する回答を行う文書
(2)　資料の配布若しくは会議の連絡等の通知又は依頼を行う文書
(3)　センター内部に対する施行文書
(4)　その他軽易な事案に係る文書
(供閲文書及び一般文書の作成)
第8条　供閲文書及び一般文書は、前条の規定に準じて作成するものとする。
(文書の区分)
第9条　センター外部に対して施行する文書には、当該文書の性質及び内容が容易に判別できる語句(以下「文書区分」という。)を、施行する文書等の件名の後ろに括弧書きする等の方法により明示するとともに、起案により作成する場合には、起案文書に表示させるものとする。
2　前項の文書区分は、その性質及び内容に応じ、別表第2に定めるところによる。
第4章　決裁
(決裁及び承認)
第10条　起案文書の決裁権者は、規則の定めるところによる。
2　理事長の決裁を要する起案文書については、理事の承認を受けなければならない。
3　理事の決裁又は承認を要する起案文書については、部等の長(ハイパフォーマンススポーツセンター(以下「HPSC」という。)においてはハイパフォーマンススポーツセンター長)の承認を受けなければならない。
4　ハイパフォーマンススポーツセンター長の決裁又は承認を要する起案文書については、部等の長(国立スポーツ科学センター(以下「JISS」という。)においては科学センター所長、ナショナルトレーニングセンター(以下「NTC」という。)においては施設長)の承認を受けなければならない。
5　科学センター所長の決裁又は承認を要する起案文書については、JISS事務部長の承認を受けなければならない。
6　部等の長の決裁又は承認を要する起案文書については、推進役、調整役、副館長又は業務管理役がある場合においては、その者の承認を受けなければならない。
7　決裁及び承認は、次に掲げる方法による。
(1)　文書管理システムによる起案文書　当該システムでの決裁及び承認の登録
(2)　書面を用いた略式処理による起案文書(以下「書面による起案文書」という。) 起案文書への署名又は押印
(3)　文書管理システム以外のシステムを用いた略式処理による起案文書　当該システムでの決裁及び承認の登録
(代理決裁)
第11条　起案文書は、次の各号のいずれにも該当する場合に限り、代理決裁することができる。ただし、決裁権者があらかじめ指定した事項に関するもの、休暇の承認及び勤務命令並びに異例なものは、代理決裁することができない。
(1)　決裁権者が出張、休暇その他やむを得ない事情により不在であること。
(2)　緊急に処理しなければならない理由があること。
2　前項に規定する代理決裁は、次の表の決裁権者の区分に応じた代理決裁者が行う。ただし、決裁権者及び代理決裁者がともに不在である場合は、決裁権者の一つ上位の者により、代理決裁を行うことができるものとする(決裁権者が課長の場合を除く。)。
決裁権者代理決裁者
理事長総務部を担当する理事
理事部等の長
(ただし、HPSCにおいてはハイパフォーマンススポーツセンター長)
ハイパフォーマンススポーツセンター長部等の長
(ただし、JISSにおいては科学センター所長、NTCにおいては施設長)
科学センター所長JISS事務部長
部等の長課長
(ただし、推進役、調整役、副館長又は業務管理役がある場合はその者)
支所長又は業務管理役課長
課長部等の長
(ただし、推進役、調整役、副館長又は業務管理役がある場合はその者)
3　書面による起案文書を代理決裁する場合には、その決裁が代理であることを示すため、代理決裁した者の署名又は押印の右上に「代」と朱書きで表示する。
4　第1項の規定により代理決裁した場合は、事後速やかに決裁権者に回付しなければならない。
(合議)
第12条　起案文書の事案が、起案者の属する課等(以下「起案課」という。)以外の部署に関係する場合は、当該部署(以下「関係部署」という。)に合議しなければならない。
2　合議先の承認権者は、関係部署の課長以上の者(部付主幹を含む。)とする。
3　第1項の場合において、起案者は、関係部署名及び職名を、独立行政法人日本スポーツ振興センター組織運営規則(平成24年度規則第1号。以下「組織運営規則」という。)に定める部課等の順序により合議先として加える。
4　第1項の場合において、事前に関係部署と協議し意見の調整ができたとき又は決裁を受けた後その内容を関係部署に連絡することをもって足りるときは、合議を省略することができる。
この場合において、起案文書に、協議調整済みである旨等を明記しなければならない。
5　理事長の決裁を受ける場合には、総務部長に合議しなければならない。
(回議及び合議の順序)
第13条　起案文書の回議及び合議の順序は、原則として、次に掲げるとおりとする。ただし、この条において「起案課長」とあるのは、各室及びスポーツ博物館においては「主幹」と読み替えるものとする。
(1)　理事長の決裁を受ける場合
ア　起案課
イ　起案課長
ウ　起案部署の主任文書管理者及び主任文書管理担当者
エ　起案課の属する部等(以下この条において「起案部」という。)内の合議先
オ　推進役、調整役、副館長又は業務管理役
カ　JISSにおいては起案部外のJISS内の合議先
キ　起案部長(JISSにおいてはJISS事務部長)
ク　JISSにおいては科学センター所長、NTCにおいては施設長
ケ　HPSCにおいては起案部外のHPSC内の合議先
コ　HPSCにおいてはハイパフォーマンススポーツセンター長
サ　起案部外(HPSCにおいてはHPSC外)の合議先
シ　総務部の主任文書管理者及び主任文書管理担当者
ス　当該事案に係る業務担当理事
セ　総務部を担当する理事
ソ　理事長
(2)　理事の決裁を受ける場合
ア　前号アからシまでと同様とする。
イ　当該事案の決裁権者である理事
(3)　監事の決裁を受ける場合
ア　第1号アからキまで同様とする。
イ　起案部外の合議先
ウ　監事
(4)　ハイパフォーマンススポーツセンター長の決裁を受ける場合
ア　第1号アからケまでと同様とする。
イ　HPSC外の合議先
ウ　ハイパフォーマンススポーツセンター長
(5)　科学センター所長又は施設長の決裁を受ける場合
ア　第1号アからキまでと同様とする。
イ　起案部外のHPSC内の合議先
ウ　HPSC外の合議先
エ　科学センター所長又は施設長
(6)　部等の長の決裁を受ける場合
ア　第1号アからオまでと同様とする。
イ　JISSにおいては起案部外のJISS内の合議先
ウ　HPSCにおいては起案部外のHPSC内の合議先
エ　起案部外(HPSCにおいてはHPSC外)の合議先
オ　起案部長
(7)　支所長又は業務管理役の決裁を受ける場合
ア　第1号アからエまでと同様とする。この場合において、「部」を「支所」と読み替える。
イ　支所長又は業務管理役
(8)　課長の決裁を受ける場合
ア　起案課
イ　起案課長
2　独立行政法人日本スポーツ振興センター監事監査規則(平成15年度規則第18号)第10条第1項に規定する起案文書については、決裁後、監事に回付しなければならない。
第5章　起案文書等の処理
(起案文書及び供閲文書の回付)
第14条　起案者(供閲文書の作成者を含む。以下同じ。)は、作成した起案文書又は供閲文書の内容に不備がないかを確認した後、回付を開始する。
2　起案文書及び供閲文書の回付を開始するときは、別表第3に定める文書記号及び文書番号を付番するものとし、文書番号は、回付開始の順序による1番から始まる一連番号とし、年度ごとに更新する。
3　文書管理者は、起案文書及び供閲文書について、件名、回付開始日、文書記号、文書番号等を記録した帳簿を備えるものとする。
(起案文書の審査)
第15条　起案文書の審査は、各部等の主任文書管理者及び主任文書管理担当者が行う。ただし、課長の決裁を受ける場合又は略式処理による起案文書については、課長が起案文書の審査を決裁又は承認と併せて行うこととする。
2　前項の審査を行うに当たり、起案文書に違式、誤り等が認められるときは、起案者(又は起案部署)と協議しなければならない。
3　主任文書管理者及び主任文書管理担当者は、第1項の審査を行った場合は、文書管理システムの操作により承認するものとする。
4　理事長又は理事の決裁を受ける場合には、起案部署の主任文書管理者の審査に加え、総務部主任文書管理者及び総務部主任文書管理担当者の審査を受けなければならない。
5　監事の決裁を受ける場合には、総務部主任文書管理者及び総務部主任文書管理担当者の審査を要さない。
6　第1項の審査を行うに当たり、主任文書管理者又は主任文書管理担当者が不在の場合には、緊急やむを得ないときに限り、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に掲げる審査を行うことができるものとし、不在の主任文書管理者又は主任文書管理担当者への回付は第18条の規定に準ずるものとする。総務部の審査においても、同様とする。
(1)　主任文書管理者が不在の場合　当該主任文書管理者があらかじめ指名する職員による代理審査
(2)　主任文書管理担当者が不在の場合　主任文書管理者の先行審査
7　起案文書の審査は、「文書審査チェックシート」(別表第1の2)に掲げる事項に注意して行わなければならない。
(事案の検討及び起案文書の訂正)
第16条　起案文書の回議又は合議を受けた者は、直ちに当該事案を検討し、異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡しなければならない。
2　回議途中に起案文書を訂正する必要が生じたときは、起案者は回議を中断し、自ら必要な訂正を行った上、回議を再開するものとする。この場合において、起案者は、回議をやり直す又は訂正前に承認を終えている者に訂正内容を説明しなければならない。
3　前項の起案文書の訂正は、回議又は合議を受けた者が行うこともできるものとする。この場合において、訂正を行う者は、起案者及びその上司の了解を得るとともに、訂正前に承認を終えている者に訂正内容を説明しなければならない。
(至急文書の処理)
第17条　起案文書のうち緊急に処理する必要があるものは、起案者は、文書管理システム上で又は略式処理による起案文書の鑑に、緊急である旨の表示をし、回議又は合議を受けた者は、他の起案文書に優先して処理しなければならない。
(事後供閲)
第18条　起案文書は、承認権者が不在であって、緊急やむを得ない場合に限り、その者の承認を省略し、事後供閲として処理することができる。
2　前項の規定により事後供閲として処理するときは、文書管理システムによる起案文書については当該システムの所定の操作により、略式処理による起案文書については朱書きで表示した上で次の者に回付することにより行い、事後速やかに事後供閲として処理された者に回付しなければならない。
(廃案)
第19条　起案文書が決裁を受ける前に廃案となった場合は、起案者は、文書管理システムによる廃案処理(略式処理の場合は、鑑への「廃案」の朱書き)及び第14条第3項に規定する帳簿への「廃案」の記録をするものとする。
2　前項の場合において、文書管理者が必要と認めるときは、廃案となった起案文書を文書管理者が指定する期間、保存するものとし、不用となったときは速やかに破棄する。
(決裁後の処理)
第20条　起案文書は決裁後に決裁日を、供閲文書は閲了後に閲了日を、第14条第3項に規定する帳簿に記録するものとする。
(再度決裁を経ない決裁後の起案文書の修正の禁止)
第21条　決裁を受けた起案文書の内容を決裁後に修正することは、修正を行うための起案文書を起案し、改めて決裁を得ること(以下この条において「修正のための決裁」という。)をしなければ、これを行ってはならない。ただし、決裁を受けた起案文書の文面又は内容の意味若しくはニュアンスを変更せずに字体、フォントサイズ、文字の色等形式面の体裁を整える場合は、この限りでない。
2　修正のための決裁には、当初の決裁を受けた起案文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料を添付しなければならない。
3　センターの意思決定の内容そのものが記載されている、直接的な決裁対象となる文書又は資料(以下この条において「決裁対象文書」という。)について修正を行った場合、その原本は、修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
4　修正のための決裁を行った場合、決裁対象文書のうち施行が必要な文書については、次の各号に掲げる修正のための決裁が終了した時期の区分に応じて、当該各号に掲げる文書番号及び施行日により施行することとする。
(1)　当初の決裁対象文書の施行日前 当初の決裁における文書番号及び施行日
(2)　当初の決裁対象文書の施行日以後 修正のための決裁における文書番号及び施行日
5　前項の規定にかかわらず、当初の決裁を受けた起案文書の本体ではなく、当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合、施行が必要な文書については、当初の決裁における文書番号及び施行日により施行することとする。
6　修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植又は脱字など軽微かつ明白な誤りに係るものである場合には、修正のための決裁に係る手続を、決裁を受けた起案文書の承認者及び決裁者のうち合議先を省略することにより、簡素化することができる。
(浄書及び照合)
第22条　決裁を受けた起案文書で施行を要するものは、浄書及び照合を行う。
2　前項の規定により浄書を行うときは、センター外部に対して施行する文書には、問い合わせその他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書の末尾に事務担当者の所属部署名、職名、氏名、電話番号等を記載する。
3　浄書文書には、規程等又は法令等に定めがあるもの及び次に掲げるものを除き、起案文書に付した文書記号及び文書番号を付する。
(1)　賞状、表彰状、人事異動通知書及び祝辞類
(2)　主任文書管理者が文書記号及び文書番号を付すことを要しないと認めたもの
4　外国に対して施行する浄書文書の文書記号は、起案文書に付した文書記号とは別に、主任文書管理者が別に定める文書記号を用いるものとする。この場合において、文書記号の冒頭の文字は「JPNSPORT/」としなければならない。
5　前項の場合において、文書記号を定めたときは、これを総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
6　第4項の規定により別に定める文書記号を用いた場合には、当該文書記号を第14条第3項に規定する帳簿に記録する。
7　浄書文書に付す日は、施行日とする。
8　第1項の照合は、起案課の文書管理者が行い、浄書文書と決裁を受けた起案文書が同一であることを確認するものとする。
(公印)
第23条　公印の使用については、独立行政法人日本スポーツ振興センター公印規程(平成15年度規程第9号)の定めるところによる。
(施行の方法)
第24条　文書を施行するときは、次に掲げる方法によるものとする。
(1)　郵送　文書を郵便で送達する。
(2)　宅配・メール便　起案部署において当該文書を使送人に交付し、これを当該文書の名あて人又はその名あて人に代わって当該文書を受領する権限を有する者に直接送達させるものとする。この場合において、使送人は、センターの職員又はこれに代わるべき者(センターとの契約により使送業務を行う者)とする。
(3)　直接の交付　施行する文書を本人等に手渡す場合とし、この場合、必要に応じ本人等の受領の署名又は押印を受けるものとする。
(4)　発令　人事異動等の辞令を発する。
(5)　電子メール　文書をパソコンから送信する。
(6)　ファクシミリ　文書を当該装置を使用して送信する。
(7)　ホームページ等への掲載　別に定める規則等によりセンターのホームページ等へ掲載する。
(8)　官報への掲載又は刊行物の発行　文書を官報へ掲載し、又は刊行物として発行する。
(9)　掲示　別に定める規則等によりセンターに設置する掲示板に掲示する。
(10)　公表又は配布　報道発表資料、刊行物その他広く一般に情報提供するために作成された文書を公表又は配布する。
(11)　文書管理システム　文書管理システムで決裁した文書をシステム内で他の課室に対して施行する。
(12)　その他文書管理者が適当と認める方法
2　起案文書の施行は、決裁後速やかに行うものとする。
3　前項にかかわらず特別の理由のある場合は、決裁後の特定の日に文書を施行することができる。この場合において、起案文書に当該理由及び当該日を明示するものとする。
4　浄書して外部に対して施行した文書は、当該文書又はその写しを施行の前に起案文書に添付する等の方法により、保管しておかなければならない。ただし、軽易な事案に係る文書その他文書管理者が保存を要しないと認める文書については、この限りでない。
(完結)
第25条　文書の完結は、当該文書に係る事案の処理が終了したとき(供閲文書については文書の供閲が終了したとき)とする。ただし、当該事案について、更に継続して照会、回答その他の文書の往復を要するときは、その最後の処理を終了したときとする。
2　起案文書及び供閲文書が完結したときは、それぞれ完結した日を第14条第3項に規定する帳簿に記録するものとする。
第6章　保存
(保存期間表)
第26条　文書管理者は、規程第16条第1項に定める保存期間表を別記様式第1号により作成する。
2　文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合には、規程別表第1に定める期間を超える保存期間(有期のものについては 30 年を上限とする。)を保存期間表において定めることができる。
3　文書管理者は、前項に定める保存期間表を毎年度1回見直し、必要があると認めるときは、改訂を行う。
4　文書管理者は、規程別表第1又は保存期間表の保存期間の変更に当たり、法人文書の適切な管理に資する場合には、過去に作成した法人文書の保存期間の変更を行うことができる。ただし、当該法人文書の保存期間を1年未満に変更することはできず、保存期間を短縮することで既に保存期間が満了している状態となる法人文書ファイル等については、保存期間満了日を保存期間の変更時点以後の日に変更しなくてはならない。
(保存期間)
第27条　法人文書の保存期間が、その内容から、異なる2以上の保存期間に該当するものと認められるときは、文書管理者は、当該法人文書の重要性、管理の効率性等を勘案し、適切と認められるいずれかの保存期間に、当該法人文書の保存期間を定めるものとする。
2　法人文書の内容が相互に関連し、保存期間が異なる2以上の法人文書を1の法人文書ファイルにまとめるときは、前項の規定にかかわらず、保存期間の長いものの期間とする。
3　他の文書管理者が主管する文書を保存する場合は、主管課より短い保存期間を定めることができる。
(紙等による添付文書の取扱い)
第28条　第7条第4項ただし書きに規定する紙等による添付文書は、その鑑に文書管理システム上の文書の決裁日等を記載し、文書管理システム上の文書と一体として管理及び保存しなければならない。
第7章　法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿)
第29条　規程第20条に定める法人文書ファイル管理簿の様式は、別記様式第2号のとおりとする。
第8章　廃棄
(保存期間が満了したときの措置に係る確認)
第30条　法人文書ファイル等について規程第21条第2項に定める保存期間が満了したときの措置(以下「満了時の措置」という。)に係る総括文書管理者の確認については、第26条に定める保存期間表をもって行うことができる。
2　規程第21条第3項の規定に基づき、独立行政法人国立公文書館による専門的技術的助言(以下「助言」という。)を経て満了時の措置を「移管」と確定した法人文書ファイル等については、原則、当該措置を変更してはならない。やむを得ず「廃棄」への変更を行う必要が生じた場合は、総括文書管理者を通じ、改めて国立公文書館の助言を求めるものとする。
3　前項後段の場合において、改めて国立公文書館の助言を経て満了時の措置を「廃棄」に変更した場合は、文書管理者は、法人文書ファイル管理簿に当該変更を反映するとともに、その経緯等を備考欄に記載するものとする。
(移管又は廃棄)
第31条　保存期間が満了した法人文書(保存期間が1年未満のものを除く。)は、規程第22条第1項及び第2項の規定により保存期間を延長する場合を除き、原則として移管又は廃棄するものとする。
2　文書管理者は、法人文書を移管又は廃棄しようとするときは、その名称等について、総括文書管理者の確認を受けなければならない。
3　文書管理者は、法人文書の移管又は廃棄の実施状況について、移管・廃棄簿(別記様式第3号)に必要な事項を記録し、毎年度1回以上総括文書管理者に報告するものとする。
4　法人文書の廃棄は、廃棄する法人文書の内容に応じた方法によるものとし、当該法人文書に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏れないように細かく裁断し、又は確実(かつ復元不可能な程度)に消去する等適宜の方法により行わなければならない。
5　保存期間が1年未満の法人文書については、事務処理上必要な期間が経過した時点で適宜廃棄処分する。
第9章　法人文書の閲覧
(職員による法人文書の利用)
第32条　職員から保存する法人文書の利用の申込みがあったときは、文書管理者は、当該職員に法人文書を閲覧させ、又は貸し出すことができる。
2　職員が他の課等で保存する法人文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとするときは、当該課等の文書管理者の了解を得なければならない。
3　前項の規定により法人文書の貸出しを受けた者は、就業時間終了時までに、貸し出した課等の文書管理者の指定する場所に返却しなければならない。
4　前項の規定にかかわらず、長期的に法人文書を借り受けようとするときは、その旨を申し出て、当該課等の文書管理者の承諾を得なければならない。
この場合において、法人文書の貸出しを受けた者は、当該文書の所在を明らかにしておかなければならない。
5　職員は、閲覧し、又は貸出しを受けた法人文書を、切り取り、つづり換え、書き込み、データの改変又は転貸してはならない。
6　貸出しを受けた法人文書は、センター外に物理的、電磁的等の方法を問わず、持出し又は送付等をしてはならない。ただし、貸し出した文書管理者の承諾を得た場合はこの限りでない。
(職員以外の者の閲覧)
第33条　職員以外の者による法人文書の閲覧については、別に定める。
第10章　雑則
(取扱いの特例)
第34条　この細則に定めるところにより取り扱った場合、事務処理上支障があると認められる文書については、次に掲げるところにより取り扱うことができる。
(1)　受付した文書を会計に関する帳簿に登載すること等によりその処理を終了するものは、文書受付簿への登録を省略することができる。
(2)　浄書文書で整理番号を付したものは、文書記号及び文書番号の表示を省略することができる。
(他の法令等との調整)
第35条　この細則にかかわらず、法令等又はセンターの他の規則等により、法人文書の分類、作成、保存、移管、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合は、当該事項については、それらの定めるところによるものとする。
附　則
この細則は、平成23年4月1日から施行する。